选纸指南 12
企业采购复印纸，需要向供应商索取哪些资料？
所需资料应与采购规模、公司制度和项目要求相匹配。不是每笔普通采购都需要相同文件，但凡供应商引用检测、授权或特殊能力作为成交依据，就应核对资料与本次产品是否对应。
四类资料
基础规格正式品名、货号、A3/A4、克重、颜色、张数/包及包数/箱。
报价交易单价、数量、计价单位、税费、运输、其他费用、有效期和付款约定。
交付验收订单、送货单、批次或标签信息、签收及异常照片。
条件证明采购要求涉及检测、授权或认证时，索取对应文件并核对适用产品、规格、主体和有效期。
核对资料是否对应
- 文件中的主体是否与实际供货或声明主体一致。
- 产品名称、型号和规格是否覆盖本次采购商品。
- 检测条件、日期、有效期和结论范围是否清楚。
- 扫描件是否完整，关键页、编号和附件是否缺失。
保存方式
建议按订单保存最终报价、确认记录、送货单、签收凭证和异常处理资料。产品通用资料与每笔订单资料分开归档，后续更容易判断某份文件适用于哪个批次和规格。